Непрофессиональные email-привычки, за которые вас возненавидят

Непрофессиональные email-привычки, за которые вас возненавидят


Ни для кого не секрет, что от первоначального вида email-сообщения зависит дальнейшее общение между сторонами. Каждый из нас осознаёт, что чем лучше мы составляем письмо, тем большая вероятность, что на него ответят положительно или просто ответят. Для этого, собственно, и был придуман email-этикет. Но сегодня не о нём. Пойдём от противного и узнаем, чего не стоит делать, иначе адресат вас возненавидит.
Многие эксперты говорят о том, как правильно писать и когда, но ещё больше пишут и говорят о том, чего делать не стоит. Вот мы и представляем самые ненавистные и непрофессиональные привычки. Запоминайте и избегайте их, если хотите добиться успеха.

Неформальности

118923

Каждый раз, набирая письмо, стоит учитывать, что тон должен соответствовать отношениям, которые складываются у вас с адресатом. И в это же время нужно не переборщить с неформальностью. Всегда стоит думать и использовать в тексте новые или модные шрифты, сленговые сокращения в меру.

О сокращениях подробней. Не всегда и не все люди способны быстро расшифровывать акронимы, проще говоря вид аббревиатуры. И здесь стоит учесть возраст человека, если он вам известен. Возможно, он намного старше и не поймёт ваше сокращение либо же будет толковать его иначе.

Канцелярщина

Как противовес неформальности — канцелярщина. Изобилие официоза чаще всего выводит человека из себя больше, нежели пункт, который мы обсуждали выше. Читая письмо, избитое официозом, у адресата может сложиться впечатление, что писал робот или, что у отправителя есть заготовка, которую рассылают всем. Не стоит бояться добавить немного энтузиазма и живости в ваш-email, иначе письмо будет выглядеть, как автоматический ответ системы.

Ответить всем

Эту функцию стоит использовать, когда вы отвечаете определённому количеству людей и если вы уверенны нужно, что ответ необходим всей группе. Разные ситуации бывают, и помните, что еmail-переписка это не болталка Вконтакте.

«Срочные» письма

14650304824970 (1)

«Срочные» письма, которые не особо-то и срочные. Не злоупотребляйте маркером срочно. Спустя некоторое время вас возненавидят за это, а потом вовсе будут оттягивать ответ вам. Запомните это, чтобы не повторить участь мальчика-пастуха из притчи, который кричал «Волки».

Темы письма

Тема письма весьма раздражает в двух случаях:
Первое, если его нет и нужно открывать письмо, чтобы узнать, что внутри — раздражает.
Второе, когда начало письма в теме письма. То есть, чтобы узнать, чем заканчивается вопрос, начатый в теме, получателю нужно открывать письмо — это уже бесит.

Ночные письма

Это избитая тема. Всем нам известно, что отправлять письма, также как и звонить, после 18.00 — моветон. У меня, к примеру, есть несколько людей, которым я пишу очень поздно. Мне иногда неловко и на людей от меня сыпятся извинения, но я это делаю, потому что на меня сходит озарение и страшно потерять мысль. Но это некрасиво и раздражает адресатов, поэтому лучше написать и сохранить в черновик, а уже утром отправить.  К тому же, у того человека может сложиться мнение, что вы либо одержимый, либо трудоголик, который не имеет личной жизни.

Caps Lock

man-with-a-megaphone

Эта вещь особо раздражительная для всех. Я не исключение, меня это даже в переписке с друзьями раздражает до дрожи в коленках. Как и обилие знаков восклицания. Не устаю повторять, что их должно быть 3 или 1, а лучше, чтобы их вовсе не было в тексте. И дело не в том, эмоционален человек или нет. Это раздражает и заставляет ненавидеть вас из-за того, что создаётся впечатление, будто вы орёте на собеседника. Эта вещь БЕСИТ ВСЕХ! Но, если вы желаете пошатнуть здоровье адресата, то, конечно, пишите. Хотя, НЕ ВЗДУМАЙТЕ ДЕЛАТЬ ЭТОГО.

Неделовые шрифты

Можно понять всё, шрифты новые интересные, цветная палитра разная, но помните, что ваш текст должен легко читаться. Используйте деловые шрифты классического цвета, размер 10- или 12- и такие шрифты как Arial, Calibri или Times New Roman. Цветной текст, пусть даже выделение отдельных слов, раздражает и не нравится многим.

Множество опечаток

Писать «на ходу» или «с телефона» — не повод делать множество опечаток и уж тем более не оправдание. Изобилие опечаток — непрофессиональное дело, хотя несколько ещё можно принять и понять. Раз уж приходится писать быстро и с телефона, то перечитывайте.

Растекаться мыслью по древу

20140514-chtobi-mi-dumali

Люди, практически все, не любят длинные тексты, разбитые на большие абзацы. Большой текст лучше разделить на максимальное количество коротких абзацев, так проще читать. При написании таких писем учитывайте, что большинство людей читает email максимум несколько минут и читает по диагонали.

Неуместный email-адрес

Проще говоря, совершено глупое наименование адреса. Совершенно неважно кто получит это письмо босс или коллега. В любом случае, рабочие письма и личные стоит разделить на два разные адреса. Потому что отправить деловое письмо от kotik@gmail.com или zlobnyiTroll@gmail.com — испортить всё, что можно и нет. Для личных целей — как угодно, для официального — нет. Вы подумаете, что таких людей уже нет. все серьёзные. Так вот, нет, я с завидной частотой с ними встречаюсь.

Добавлять «конфиденциально» в конце письма

Если вы не обговорили с человеком секретность ещё до начала диалога, то принимать решение насколько оно «конфиденциально» может принимать решение человек на своё усмотрение. И, конечно, стоит определиться насколько эта мера необходима. В любом случае, это возможность получателю дать согласие на секретность, а вам — доказательства этого согласия на случай, если какая-то информация выйдет за границы вашей переписки.

Комментарии:

No Comments

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *